Nebenkostenabrechnung leicht gemacht

Nebenkosten (oder Betriebskosten) umfassen alle laufenden Kosten, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen und per Mietvertrag auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Wichtig ist die Abgrenzung zu nicht umlagefähigen Kosten (die der Vermieter selbst tragen muss). Typische umlagefähige Nebenkosten sind etwa:

• Grundsteuer (die jährliche Steuer der Kommune auf Grund und Gebäude)
• Heizkosten und Warmwasser: Brennstoffkosten (Gas, Öl) bzw. Fernwärme, Strom für Heizungspumpen, Wartung der Heizungsanlage
• Wasserversorgung und Abwassergebühren
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Hausstrom für Treppenhaus, Flurbeleuchtung, Außenbeleuchtung
• Gebäudeversicherung (v.a. Gebäudehaftpflicht und Feuerversicherung)
• Hausmeisterkosten (sofern z.B. Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst durch Hausmeister durchgeführt werden)
• Weitere Posten: Schornsteinfegergebühren, Wartungskosten für Aufzug, Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss, bestimmte Arten von Betreuungskosten (z.B. Gartenpflege, Schneeräumen, wenn nicht vom Hausmeister erledigt)

Nicht umlagefähig sind insbesondere Instandhaltungskosten (Reparaturen), Verwaltungskosten (z.B. Vergütung der Hausverwaltung) und Rücklagen bei Eigentumswohnungen. Diese darf der Vermieter nicht auf den Mieter abwälzen.

Eine gründliche Vorbereitung macht das Erstellen der Nebenkostenabrechnung deutlich einfacher:

1. Abrechnungszeitraum festlegen: In der Regel ist dies das Kalenderjahr (1. Januar – 31. Dezember). Abweichungen sind möglich, sollten aber konsequent beibehalten werden.
2. Unterlagen sammeln: Sammeln Sie alle relevanten Belege und Rechnungen des Abrechnungsjahres. Dazu zählen z.B. die Heizkostenabrechnung des Wärmemessdienstes, Wasser-/Stromrechnungen, Versicherungsscheine, Grundsteuerbescheid, Müllgebührenbescheid, Hausmeisterrechnungen etc.
3. Gesamtkosten je Kostenart ermitteln: Addieren Sie die Ausgaben pro Nebenkostenart über den Zeitraum. Beispiel: Alle Rechnungen für „Wasser/Abwasser“ zusammenrechnen, alle für „Allgemeinstrom“ usw. Prüfen Sie, ob evtl. Gutschriften oder Guthaben (z.B. aus Vorauszahlung) berücksichtigt werden müssen.
4. Umlageschlüssel bestimmen: Schauen Sie in den Mietvertrag, welcher Umlageschlüssel vereinbart ist. Oft erfolgt die Verteilung nach Wohnfläche (z.B. bei Grundsteuer, Gebäudereinigung) oder nach Verbrauch/Einheiten (Wasser nach gemessenem Verbrauch; Heizkosten nach Heizkostenverordnung meist etwa 70 % Verbrauch, 30 % Fläche). Legen Sie je Kostenart fest, wie Sie die Kosten auf die Mieter aufteilen.
5. Abrechnung erstellen: Nutzen Sie idealerweise eine Tabelle oder Software. Listen Sie für jede Kostenart: Gesamtkosten, Ihren Umlageschlüssel (z.B. Prozentsatz der Wohnfläche des Mieters), den Anteil für den Mieter. Summieren Sie am Ende die umlagefähigen Kosten für den Mieter.
6. Vorauszahlungen abrechnen: Stellen Sie den vom Mieter im Abrechnungszeitraum gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen die errechneten Kosten gegenüber. Die Differenz ergibt das Nachzahlungsbetrag oder Guthaben.
7. Prüfen: Kontrollieren Sie die Abrechnung sorgfältig auf Rechenfehler und Vollständigkeit. Vergleichen Sie mit dem Vorjahr, ob es extreme Abweichungen gibt und ob diese plausibel sind (z.B. kalter Winter – höhere Heizkosten). Tipp: Legen Sie Kopien wichtiger Belege bei oder halten Sie sie zur Einsicht bereit – das erhöht die Transparenz.

Eine Nebenkostenabrechnung sollte klar und verständlich sein:

• Gliedern Sie sie übersichtlich nach Kostenarten. Vermeiden Sie Sammelposten wie „Sonstige Kosten“ ohne Erläuterung.
• Geben Sie die Gesamtimmobilienkosten und den Verteilerschlüssel an (z.B. „Ihr Wohnflächenanteil: 20 % von 1000 € Gartenpflege = 200 €“).
• Nennen Sie die Einheit bei verbrauchsabhängigen Kosten (z.B. „Wasser: 120 m³ zu 2 € = 240 €“).
• Weisen Sie am Ende den Saldo aus: Gezahlte Vorauszahlungen vs. tatsächliche Kosten = Nachzahlung oder Erstattung.
• Formalien: Die Abrechnung muss schriftlich erfolgen und vom Vermieter oder Verwalter unterschrieben sein. Versenden Sie sie nachweisbar (z.B. Einwurf-Einschreiben oder Übergabe gegen Quittung), insbesondere wenn eine Nachzahlung gefordert wird.

• Frist für die Abrechnung: Als Vermieter müssen Sie dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Verpassen Sie diese Frist, können Sie keine Nachzahlungen mehr verlangen (es sei denn, Sie haben die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten). Umgekehrt behält der Mieter seinen Erstattungsanspruch auf ein Guthaben auch über die Frist hinaus.
• Einwendungsfrist des Mieters: Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach sind Beanstandungen ausgeschlossen, es sei denn, dem Vermieter ist ein grober Fehler unterlaufen.
• Belegeinsicht: Mieter haben das Recht, die Belege einzusehen, die Ihrer Abrechnung zugrunde liegen (Rechnungen, Bescheide etc.). Gewähren Sie diese Einsicht auf Anfrage – am besten in Kopie oder per Termin.
• Vorauszahlungen anpassen: Ergibt die Abrechnung eine deutliche Nachzahlung, können Sie die monatlichen Vorauszahlungen angemessen erhöhen, um nächstes Mal auszugleichen (umgekehrt sollten Sie bei dauerhaften Guthaben die Vorauszahlung senken). Dies dem Mieter schriftlich mitteilen.
• Typische Fehler vermeiden: Häufige Fehler sind das Abrechnen nicht umlagefähiger Posten (z.B. Reparaturen), Rechenfehler oder falsche Verteilerschlüssel. Nutzen Sie im Zweifel Standardvorlagen oder Software, um formelle Fehler auszuschließen. Unsere Checkliste Nebenkosten hilft dabei.

• Führen Sie möglichst während des Jahres eine einfache Betriebskostenübersicht, um am Jahresende nicht alle Zahlen zusammensuchen zu müssen. Eine Excel-Tabelle, in der Sie jede Rechnung gleich eintragen, spart viel Zeit.
• Kommunizieren Sie mit Ihren Mietern: Geben Sie z.B. bei stark gestiegenen Kosten (Heizöl, Grundsteueranhebung etc.) schon vorab einen Hinweis. Das schafft Verständnis, wenn es zu Nachzahlungen kommt.
• Prüfen Sie Verträge und Tarife regelmäßig (Strom, Wasser, Versicherungen). Oft lassen sich Nebenkosten durch Anbieterwechsel reduzieren – was letztlich auch Ihren Mietern zugutekommt und Ihre Immobilie attraktiver macht.
• Bei Unklarheiten zögern Sie nicht, fachkundigen Rat einzuholen – sei es ein Eigentümerverein, ein Hausverwalter oder Fachanwalt. Lieber einmal korrekt beraten lassen, als eine fehlerhafte Abrechnung riskieren.

Die Nebenkostenabrechnung muss kein Mysterium sein. Mit guter Vorbereitung, klarer Struktur und Einhaltung der Fristen ist sie leicht zu bewältigen – und Ihre Mieter werden es Ihnen danken. Denken Sie daran: Eine nachvollziehbare Abrechnung vermeidet Streit und zeigt Ihrem Mieter, dass Sie professionell handeln. Nutzen Sie unsere Tipps, um Ihre nächste Abrechnung in Diepholz stressfrei über die Bühne zu bringen. So bleibt am Ende für alle Seiten Klarheit darüber, wer welche Kosten getragen hat.